In veel sectoren, zoals in de industrie, heeft de planner een traditionele rol: hij is verantwoordelijk voor de dagelijkse planning, regelt vaak verlof en is verantwoordelijk voor het oplossen van ad-hoc zaken zoals ziekte en verschuivingen. In veel organisaties met een sterke ploegencultuur zijn de lijntjes tussen personeel en de planner kort. Het komt vaak voor dat de planner zelf ook in de ploeg werkt en de planning “erbij doet”. In veel gevallen werken deze ploegen al jarenlang met elkaar en bestaat er een sterke band tussen de medewerkers en de planner. Wanneer een organisatie overgaat naar een methodiek als zelfroosteren, zal de rol van de planner binnen de organisatie sterk veranderen.

Zelfroosteren in de praktijk

Zelfroosteren bestaat uit drie fasen. In de eerste fase vullen de medewerkers het rooster in zoals zij dat graag willen. In fase 2 moeten de medewerkers samen het rooster kloppend maken (onder- en overbezetting oplossen). Pas in de 3^e fase gaat de planner actief diensten toewijzen aan of weghalen bij medewerkers wanneer het rooster nog niet voldoet aan de bezettingseisen. Het aanpassen van diensten vraagt om objectiviteit en de planner zal soms lastige keuzes moeten maken (bijvoorbeeld wie te kiezen wanneer er een dienst nog opgevuld moet worden). Dit kan bijvoorbeeld door een “objectieve lijst” bij te houden waarin bijgehouden wordt hoeveel onder- en overbezetting iemand heeft opgelost in fase 2 van het proces. Op deze manier kan er objectief worden gekeken aan wie een dienst toegewezen kan worden bij het toekennen van openstaande diensten (indien dit in de kaders van de Arbeidstijdenwet mogelijk is).

Nieuwe rol van de planner

Bij zelfroosteren maakt de planner de stap van operationeel planner naar tactisch planner: de planner houdt zich bezig met capaciteitsvraagstukken, het optimaliseren van bezettingseisen, contractenmix en het implementeren van een efficiënt planproces.

Daarnaast richt hij zich op specifieke taken om het zelfroosteren succesvol te houden: het begeleiden van de medewerkers in de 2^e fase waarin zij met diensten kunnen schuiven om het rooster kloppend te maken. Het is essentieel dat de planner medewerkers zo veel mogelijk stimuleert om zelf te schuiven met diensten. Wanneer medewerkers hier moeite mee hebben is het essentieel om meer begeleiding te bieden. Dit kan bijvoorbeeld door 1-op-1 begeleiding aan te bieden, maar ook door groepssessies te organiseren. Wanneer een planner echter teveel in de traditionele rol blijft hangen en steeds de roosterwijzigingen voor de medewerkers blijft doen, worden de medewerkers niet voldoende gestimuleerd om zelf de verantwoordelijkheid te nemen voor het rooster.

Ook aan de slag met zelfroosteren? Neem dan gerust contact met ons op!